Prawidłowo wdrożony, działający system HACCP/GHP/GMP to nie tylko opracowana dla danej placówki dokumentacja, która stoi na półce i tuż po wyjściu Sanepidu czeka do następnej wizyty.

System powinien zapewnić bezpieczeństwo żywności, poprzez stałe monitorowanie zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych w procesie przygotowywania posiłków, przechowywania produktów etc. Istota systemu HACCP polega na tym, że muszą być na bieżąco monitorowane punkty krytyczne (CCP) i powinny być prowadzone odpowiednie zapisy zgodnie z procedurami HACCP/GHP/GMP. Dokumentacja powinna być poprawna i aktualna. Częstą praktyką niestety jest wpisywanie w karty fikcyjnych zapisów. Są to bezsensowne praktyki gdyż system ma zabezpieczać właściciela restauracji przed ewentualnymi problemami z bezpieczeństwem oferowanych potraw. Na podstawie analizy zapisów powinno wyciągać się wnioski i na ich podstawie odpowiednio wprowadzać działania korygujące. Cykliczna weryfikacja (inaczej sprawdzanie np. przez audyty) systemu HACCP jest niezbędne dla prawidłowości jego funkcjonowania. Jedna z zasad systemu HACCP wymaga „Ustanowienia procedur weryfikacyjnych systemu HACCP”, mających na celu sprawdzanie czy system po wdrożeniu funkcjonuje prawidłowo tzn. czy zapewnia odpowiednią jakość zdrowotną żywności. Weryfikacja musi być przeprowadzana regularnie a zwłaszcza jeśli dokonuje się jakiejkolwiek modyfikacji w recepturach, procesach przygotowywania posiłków lub wprowadza się inne zmiany mające wpływ na funkcjonowanie systemu np. zakup nowego wyposażenia. Należy sprawdzić czy system jest uaktualniany w przypadku zmian np. w prawie żywnościowym, lub wprowadzeniu zmian mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo produktów. Częstotliwość weryfikacji zależy od poprawności funkcjonowania systemu (reklamacji, zastrzeżeń jednostek kontrolnych) oraz od częstotliwości zmian w funkcjonowaniu restauracji np. zmiana sprzętu, receptur, rotacja personelu, w momencie pojawienia się nowych informacji dotyczących bezpieczeństwa żywności, gdy nie dopełniane są limity krytyczne, kiedy wyniki badań laboratoryjnych np. próbek żywności, dotyczące mycia i dezynfekcji, wody są niezadowalające .

Należy sprawdzać czy system HACCP działa prawidłowo między innymi poprzez:

  • przeprowadzanie auditów (wewnętrznych i zewnętrznych); - zlecanie badań skuteczności mycia i dezynfekcji;
  • badanie próbek żywności w laboratorium w celu potwierdzenia, że HACCP działa prawidłowo i są dobrze wyznaczone punkty krytyczne oraz ich limity;
  • przeglądy systemu. Weryfikacja wdrożonego i funkcjonującego już od pewnego czasu systemu HACCP może i najczęściej powinna doprowadzić do jego modyfikacji w myśl zasady ciągłego doskonalenia, „samonaprawiania się” systemu.

Audyty mogą być przeprowadzane przez audytorów wewnętrznych będących pracownikami danej restauracji jednak muszą oni się wykazać dokumentem potwierdzającym kompetencje w tym zakresie np. zaświadczenie o przebytym szkoleniu z audytu i weryfikacji systemu HACCP. Audit wewnętrzny powinien być przeprowadzony z punktu widzenia klienta restauracji, najczęściej prowadzą go osoby pracujące w firmie ale audit wewnętrzny może przeprowadzić konsultant zewnętrzny na zlecenie restauracji. Dobra praktyką zwłaszcza wśród sieci restauracji jest zlecanie audytów wewnętrznych firmom zewnętrznym. Często takie audyty chronią przed konsekwencjami kontroli Sanepidu wyłapując nieprawidłowości we właściwym czasie. Audytor zawsze powinien sprawdzać zgodność i kompletność dokumentacji HACCP/GHP/GMP (czy sa bieżące zapisy , i czy sa one prawidłowe), zgodność postępowania z dokumentacją i czy system jest skuteczny ( czy były ostatnio jakieś zastrzeżenia sanepidu, klientów etc.).

Podczas audytu zbierane są obiektywne dowody, które umożliwią kierownictwu, właścicielom:

  • Ocenę stopienia zgodności z wymaganiami;
  • Ocenę, czy system HACCP jest przestrzegany w praktyce;
  • Ocenę, czy system HACCP zapewnia bezpieczeństwo żywności;
  • Ocenę, czy system jest odpowiedni i skuteczny;
  • Podjemowanie decyzji dotyczących systemu;
  • Znalezienie możliwości poprawy.

Oprócz przeprowadzanych auditów inną z metod weryfikacji systemu HACCP jest dokonywanie corocznie przeglądu przez Zespół ds. HACCP. Co ciekawe kontrola sanepidu jest też rodzajem „audytu” w tym wypadku „audytu zewnętrznego.” Podczas kontroli szczególny nacisk kładziony jest na:  

  • prawidłowość zachowania łańcucha chłodniczego na całej drodze od surowca do gotowego produktu wydawanego konsumentom, co ma szczególne znaczenie w przypadku środków spożywczych łatwo psujących się,
  • wdrażanie i skuteczne stosowanie systemów kontroli wewnętrznej w obiektach żywności i żywienia – zasad dobrej praktyki higienicznej (GHP), dobrej praktyki produkcyjnej (GMP) oraz systemu HACCP (wraz z niezbędną bieżącą, aktualną dokumentacją),
  • identyfikowalność surowców i produktów, tj. np. możliwość powiązania dokumentu HDI z potrawą mięsną na talerzu klienta);
  • prawidłowego znakowania wyrobów - np. wyroby przechowywane w lodówce muszą być oznakowane datą przygotowania;
  • stosowanie prawidłowych procesów mycia i dezynfekcji (właściwe środki do mycia posiadające karty charakterystyki, stosowane zgodnie z przeznaczeniem i instrukcją, mycie i wyparzanie naczyń w oddzielnym przeznaczonym do tego pomieszczeniu etc;
  • zachowania higieny osobistej i higieny miejsca pracy.

Audyt wewnętrzny HACCP/GHP/GMP jest skutecznym narzędziem do zapewnienia bezpieczeństwa żywności w restauracji. Trzeba pamiętać, że celem audytu jest ujawnienie niezgodności, które mają być podstawą do dalszego doskonalenia systemu, jego „samonaprawiania się”. W tym kontekście prowadzenie audytów wewnętrznych jest korzystne dla właścicieli restauracji, dając możliwość rozwiązania problemów związanych z bezpieczeństwem żywności we właściwym czasie tzn. „zanim będzie za późno.”